Coronavirus: Die wichtigsten Fragen & Antworten zu anberaumten Generalversammlungen (GmbH)
Die Auswirkungen des Coronavirus COVID-19 haben in Österreich beinahe alle Bereiche des täglichen Lebens erfasst. So auch die Generalversammlungen der Gesellschaften mit beschränkter Haftung. Die folgenden Ausführungen sollen auf Basis der derzeitigen Gesetzeslage wesentliche Fragen in diesem Bereich beantworten.
Der Budgetausschuss ebnete am 20.03.2020 den Weg für das zweite Covid-19-Gesetzespaket. Versammlungen von Gesellschaftern ohne physische Anwesenheit der Teilnehmer sollen erleichtert werden.
Sollen bereits anberaumte Generalversammlungen noch abgehalten werden?
Veranstaltungen sind aufgrund der aktuellen Maßnahmen der Bundesregierung gänzlich untersagt (an keinem Ort dürfen sich mehr als fünf Menschen auf einmal treffen). Angesicht der geplanten Gesetzesänderungen sollten Generalversammlungen, welche die Anwesenheit von mehr als fünf Teilnehmern erfordern, abberaumt und verlegt werden.
Was sollte bei der Einberufung von Generalversammlungen beachtet werden?
Bei der Anberaumung von Generalversammlungen sollte momentan darauf geachtet werden, diese im Rahmen der gesellschaftsinternen und gesetzlichen Regelungen so spät wie möglich anzusetzen.
Können bereits einberufene Generalversammlungen abberaumt oder verlegt werden und wenn ja, wie?
Generalversammlungen können abberaumt oder verlegt werden.
Die Abberaumung einer Generalversammlung muss nicht zwingend in jener Form erfolgen, wie die Einberufung laut Gesellschaftsvertrag oder Gesetz. Die Generalversammlung könnte daher auch mündlich abberaumt werden. Bei den Mitgesellschaftern darf jedoch kein Zweifel über die Abberaumung bestehen.
Eine Abberaumung darf nur vorgenommen werden, wenn sie sachlich gerechtfertigt ist. Dieses Kriterium sollte im Fall der Coronakrise erfüllt sein. Eine Dokumentation der Begründung wird empfohlen.
Die Verlegung einer Generalversammlung bedeutet im Wesentlichen, dass der gewählte Termin abberaumt wird und eine neuerliche Einberufung der Generalversammlung erfolgt. Es sind somit die Formvorschriften und Fristen für die Einberufung unbedingt wieder zu beachten.
Wer kann eine bereits einberufene Generalversammlung abberaumen?
Die Abberaumung einer Generalversammlung erfolgt durch jenes Organ, welches die Generalversammlung einberufen hat. In der Regel sohin der oder die Geschäftsführer. Eine Einberufung, die hingegen eine Minderheit vorgenommen hat, kann nur diese absagen.
Alternativen: Beschlussfassung im Umlaufwege oder Generalversammlung per Videokonferenz?
Als Alternative kommen Beschlussfassungen im Umlaufwege in Betracht. Wesentliche Voraussetzungen sind, dass diese Möglichkeit gesellschaftsvertraglich eingeräumt wurde und sämtliche Gesellschafter mit der Beschlussfassung im Umlaufwege einverstanden sind.
Gleiches gilt grundsätzlich für die Abhaltung einer Generalversammlung per Videokonferenz. Zu beachten ist, dass diese Varianten nicht möglich sind, wenn für Generalversammlungsbeschlüsse zwingend erhöhte Formvorschriften (zB Notariatsaktpflicht wie bei Kapitalerhöhungen oder Änderungen des Gesellschaftsvertrages) gelten.
Kann man sich bei einer Generalversammlung vertreten lassen?
Insbesondere für Gesellschafter, die einer Risikogruppe angehören stellt sich die Frage, ob sie sich bei einer einberufenen Generalversammlung vertreten lassen können.
Bei der Generalversammlung ist die Ausübung des Stimmrechtes durch Bevollmächtigte grundsätzlich zulässig. Es bedarf dazu einer schriftlichen Spezialvollmacht, die auf die Bevollmächtigung zur Vertretung in der Generalversammlung und Ausübung des Stimmrechts lautet. Die Vollmacht ist in der Generalversammlung auf Verlangen vorzulegen. Kann der Bevollmächtigte die Vollmacht nicht vorlegen, so darf er von der Versammlungsteilnahme und Abstimmung ausgeschlossen werden.
Wie sollten Generalversammlungen zurzeit durchgeführt werden?
Am besten gar nicht – wenn eine Generalversammlung jedoch nicht abberaumt oder verlegt werden kann sollten folgende Empfehlungen eingehalten werden:
- Abklärung, wie viele Personen zur Generalversammlung kommen und wie viele physisch anwesend sein müssen?
- Können sich Gesellschafter durch Spezialvollmacht vertreten lassen?
- Prüfung inwieweit die Generalversammlung per Videokonferenz durchgeführt werden kann und/oder ob Umlaufbeschlüsse zu dringenden Themen gefasst werden können;
- Die Generalversammlung darf nicht zu einem Zeitpunkt angesetzt werden, an dem bekanntermaßen Gesellschafter nicht anwesend sein werden – dementsprechend sind z.B. bekannte Krankheitsfälle von Gesellschaftern oder Einreisebeschränkungen zu berücksichtigen;
- Auswahl und Vorbereitung geeigneter Räumlichkeiten – kann ein großer Abstand zwischen den Sitzmöglichkeiten eingehalten werden, etc.?
- Prüfung ob ausreichende Hygienemaßnahmen vorhanden sind;
- Vorbereitung auf kurzfristige Ereignisse aufgrund der Coronakrise (Ausfall von Organen der Gesellschaft, Beratern, bestellten Notaren, Gesellschaftern etc.) und wo möglich Schaffung von Backups.
